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Zuordnung eines Mitarbeiters zum Postfach


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Diese Beschreibung zeigt Ihnen, wie Sie Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach Mitarbeiter zuordnen und deren Rechte verwalten.

  1. Nach der Anmeldung befinden Sie sich in der Nachrichtenübersicht. Klicken Sie in der Primärnavigation auf die Registerkarte Einstellungen A. Es wird die Startseite der Profilverwaltung angezeigt.
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  1. Klicken Sie in der Sekundärnavigation auf die Schaltfläche Postfachverwaltung A; um das Untermenü aufzuklappen. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Benutzerverwaltung B, um zum Dialog Benutzerverwaltung für Postfächer zu gelangen.
    Hier stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, einen Mitarbeiter Ihrem Postfach zuzuordnen:
Variante A: Der zu berechtigende Mitarbeiter besitzt noch keinen beA-Zugang. Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt 3.

Variante B: Der zu berechtigende Mitarbeiter besitzt einen beA-Zugang und ist kein Postfachbesitzer. Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt 8.

Variante C: Der zu berechtigende Mitarbeiter besitzt einen beA-Zugang und ist Postfachbesitzer. Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt 13.
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  1. Folgende Schritte erläutern, wie Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen und Ihrem Postfach zuordnen. Über die Schaltfläche Neuen Mitarbeiter anlegen A gelangen Sie zum Dialog Mitarbeiter anlegen/ändern.
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  1. Im Dialog Mitarbeiter anlegen/ändern wählen Sie Ihr Postfach aus A und tragen den Vornamen B und Nachnamen C ein. Wählen Sie die Anrede D und tragen Sie alternativ noch einen Titel E ein. Schließen Sie die Eingabe über die Schaltfläche Speichern F ab.
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  1. Es erscheinen die Bestätigungen, dass der Mitarbeiter gespeichert wurde A und dass ihm das Recht „Nachrichtenübersicht öffnen“ für Ihr Postfach hinzugefügt wurde B.
Bitte notieren Sie sich den Benutzernamen C und das Kennwort für die Registrierung D. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter diese Angaben mit und bitten Sie ihn, die Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach durchzuführen.

Betätigen Sie die Schaltfläche Abbrechen/Zurück E um wieder zum Dialog Benutzerverwaltung für Postfächer zu gelangen.
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  1. Der neu angelegte Mitarbeiter wird jetzt in der Liste angezeigt. Markieren Sie den Eintrag des neuen Mitarbeiters per Mausklick A und betätigen Sie die Schaltfläche Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten B, um zur Rechteverwaltung zu gelangen.
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  1. Die Daten des Mitarbeiters und die ihm zugeordneten Rechte werden im Dialog Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten A angezeigt.

    Für die Zuordnung weiterer Rechte gehen Sie bitte zu Schritt 18.
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  1. Einen bereits angelegten beA-Benutzer ohne Postfach ordnen Sie folgendermaßen Ihrem Postfach zu:

    Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche Suchen A und klicken Sie auf Benutzer ohne Postfach B, um zum Dialog Benutzer ohne Postfach suchen zu gelangen.
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  1. Im Dialog Benutzer ohne Postfach suchen haben Sie die Möglichkeit, den zuzuordnenden Mitarbeiter entweder über den Benutzernamen A oder über die SAFE-ID B zu suchen.

    Geben Sie den vollständigen Benutzernamen oder die vollständige SAFE-ID ein. Achten Sie dabei auf Groß- und Kleinschreibung.

    Führen Sie die Suche über die Schaltfläche Suchen C aus.
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  1. Das Suchergebnis erscheint unterhalb der Suchfelder. Markieren Sie den Eintrag via Mausklick A. Lässt sich der Mitarbeiter zuordnen, wird die Schaltfläche Als Mitarbeiter zuordnen B aktiviert. Betätigen Sie die Schaltfläche Als Mitarbeiter zuordnen.
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  1. Der Dialog Postfach erscheint. Wählen Sie Ihr Postfach aus A und bestätigen dies mittels der Schaltfläche OK B.
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  1. Es erscheint die Bestätigung, dass dem Mitarbeiter das Recht „Übersicht über Postfach“ für Ihr Postfach hinzugefügt wurde A.

    Ihr Mitarbeiter besitzt zunächst nur das Recht, die Nachrichtenübersicht Ihres beA-Postfachs einzusehen.

    Für die Zuordnung weiterer Rechte gehen Sie bitte zu Schritt 18.
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  1. Möchten Sie Ihrem Postfach eine Person als Mitarbeiter zuordnen, die ebenfalls ein beA-Postfach besitzt, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche Suchen A und klicken Sie auf Benutzer mit Postfach B, um zum Dialog Benutzer mit Postfach suchen zu gelangen.
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  1. Im Dialog Benutzer mit Postfach suchen haben Sie die Möglichkeit, den zuzuordnenden Mitarbeiter über die folgenden Eingabefelder zu suchen (Genauere Angaben führen zu einem genaueren Suchergebnis):
    Benutzername A
    SAFE-ID B
    Vorname C
    Nachname D
    PLZ E
    Ort F
    Mitgliedsnummer G
    Zusätzlich lässt sich das Ergebnis über die Auswahl der RAK H einschränken.

    Führen Sie nach Eingabe der Kriterien die Suche über die Schaltfläche Suchen I aus.
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  1. Das Suchergebnis erscheint unterhalb der Suchfelder. Markieren Sie den gewünschten Eintrag via Mausklick A. Lässt sich der Mitarbeiter zuordnen, wird die Schaltfläche Als Mitarbeiter zuordnen B aktiviert. Betätigen Sie die Schaltfläche Als Mitarbeiter zuordnen.
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  1. Der Dialog Postfach erscheint. Wählen Sie Ihr Postfach aus A und bestätigen dies mittels der Schaltfläche OK B.
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  1. Es erscheint die Bestätigung, dass dem Mitarbeiter das Recht „Nachrichtenübersicht öffnen“ für Ihr Postfach hinzugefügt wurde A.

    Ihr Mitarbeiter besitzt zunächst nur das Recht, die Nachrichtenübersicht Ihres beA-Postfachs einzusehen.

    Für die Zuordnung weiterer Rechte gehen Sie bitte zu Schritt 18.
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  1. Wird eine Person einem Postfach als Mitarbeiter zugeordnet, so erhält diese automatisch das Recht „Nachrichtenübersicht öffnen“. Nachfolgend wird beschrieben, wie einem zugeordneten Mitarbeiter weitere optionale Rechte zugeordnet werden.

    Betätigen Sie die Schaltfläche Neues Recht zuordnen A, um zum nächsten Dialog zu gelangen.
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  1. Der Dialog Benutzer ein optionales Recht zuordnen erscheint. Wählen Sie Ihr Postfach A aus und das zu vergebende Recht B.

    Um einem Mitarbeiter das Recht „Berechtigungen verwalten“ zuordnen zu können, muss dieser über einen Hardware-Token verfügen.

    Es gibt ferner Rechte, welche eine Freischaltung der Sicherheits-Token erfordern, da es sich um besonders sicherheitsrelevante Rechte handelt. Sollten Sie eines dieser Rechte vergeben haben, erscheint ein entsprechender Hinweis C.

    Im Berechtigungskonzept werden die einzelnen Rechte näher erläutert.

    Bestätigen Sie die Auswahl mittels der Schaltfläche Speichern D.
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  1. Es erscheint die Bestätigung, dass dem Mitarbeiter das zuvor ausgewählte Recht für Ihr Postfach hinzugefügt wurde A.

    Erste Variante: Dem Mitarbeiter ist das Recht unmittelbar zugeordnet und er kann es mit der nächsten Anmeldung am beA-System ausüben.

    Zweite Variante: Falls Ihnen ein Hinweis angezeigt wird, dass die Sicherheits-Token des Benutzers für dieses Recht freigeschaltet werden müssen B, dann betätigen Sie in der Sekundärnavigation die Schaltfläche Sicherheits-Token freischalten C.
    Beachten Sie in dieser Variante die nachfolgenden Schritte.
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  1. Im Dialog Sicherheits-Token der Benutzer freischalten, markieren Sie den Eintrag des zu berechtigenden Mitarbeiters A und betätigen Sie die Schaltfläche Zertifikate freischalten B.

    Für die Freischaltung des Sicherheits-Tokens muss der jeweilige Mitarbeiter am beA-System registriert sein. Erscheint an dieser Stelle kein Eintrag für den zu berechtigenden Mitarbeiter, obwohl der Hinweis angezeigt wurde, dass die Sicherheits-Token für dieses Recht freigeschaltet werden müssen, so ist der Mitarbeiter noch nicht registriert. Bitten Sie ihn zunächst, den Registrierungsprozess (ohne eigenes Postfach, mit eigenem Postfach) durchzuführen. Anschließend erscheint an dieser Stelle ein freizuschaltender Sicherheits-Token für den Mitarbeiter und Sie können wie beschrieben fortfahren.
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  1. Es erscheint ein Hinweis darauf, dass PIN-Eingaben notwendig sind. Zusätzlich wird Ihnen die Anzahl der benötigten PIN-Eingaben angezeigt. Der Folgeschritt 23 ist entsprechend der Anzahl ggf. zu wiederholen. Betätigen Sie die Schaltfläche OK A, um zum Dialog Verschlüsselungs-/Authentisierungs-PIN-Eingabe zu gelangen.
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  1. Geben Sie Ihre PIN A ein und bestätigen dies mit der Schaltfläche OK B.
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  1. Es erscheint eine Bestätigung A zur erfolgreichen Freischaltung des Sicherheits-Tokens. Der soeben freigeschaltete Sicherheits-Token wird nicht mehr in der Liste angezeigt.

    Mit der nächsten Anmeldung am beA-System kann der Mitarbeiter das ihm zugeordnete Recht ausüben.
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2.1